Funktionen

Projektmanagement

Ein Projekt funktioniert, wenn alle Beteiligten wissen, wer was bis wann macht – und alle Infos an einem Ort liegen.

Microsoft 365 bringt die Bausteine: Planner für Aufgaben, SharePoint für Dokumente, Teams für Kommunikation, Outlook für Mails. Das Problem: Diese Bausteine kennen sich nicht. Planner hat kein Projektpostfach. SharePoint hat keine Aufgaben. Outlook hat keine Projektablage. Prio365 verbindet das – in einem zentralen Projektraum auf bestehender M365-Basis.

Was ein funktionierendes Projekt braucht

Kein Unternehmen braucht eine weitere Software-Theorie. Was wirklich gebraucht wird, ist einfach zu beschreiben.

Einen Ort, wo Dokumente, Aufgaben, Mails und Zuständigkeiten zusammenlaufen. Klare Rollen für alle Beteiligten. Einen wiederholbaren Standard: jedes neue Projekt startet gleich, nicht immer von null. Und Überblick über offene Punkte, ohne dass jemand erst gefragt werden muss.

Was Prio365 konkret liefert

Alles, was zum Projekt gehört, liegt am Projekt – nicht verteilt über fünf Tools.

Zentraler Projektraum

Aufgaben, Dokumente, Mails, Zeiten und Beteiligte in einem Kontext

Projektpostfach

Jedes Projekt bekommt eine eigene Mailadresse; Kommunikation liegt am Projekt, nicht bei einer Person

Standardisierte Projekteröffnung

Ordner, Rechte, Vorlage, Aufgabenliste einmal konfigurieren, immer wiederverwenden

Rollen & Berechtigungen

Beteiligte mit definierten Rechten, direkt im Projekt verwaltet

Planner direkt im Projektbereich

Eingebunden – Aufgaben liegen am Projekt, nicht separat

Zeiterfassung aus Outlook-Terminen

Projektnummer im Termin, Klick, Zeit gebucht

Dashboard

Projektüberblick für die Geschäftsführung, ohne manuellen Status-Report

Schneller Einstieg, kein Jahresprojekt

Unternehmen sind typischerweise in wenigen Wochen arbeitsfähig. Das Onboarding ist begleitet – kein Selbststudium, kein internes IT-Projekt. Wer mit einem Modul beginnen möchte, kann das – und baut schrittweise aus, wo es sinnvoll ist.

Wie das im Alltag aussieht

Montagmorgen, 8:15 Uhr. Drei laufende Projekte, fünf offene Kundenanfragen, ein Teamkollege im Urlaub. Früher: drei Planner-Boards öffnen, Outlook-Flags durchsehen, Teams-Chat nach Aufgaben durchsuchen. Mit Prio365: Aufgaben Hub aufrufen, nach Fälligkeit sortieren, loslegen. Die Frage „Was ist heute bei mir offen?” beantwortet Prio365 in einem Blick.

Aufgaben-Management

Aufgaben verschwinden nicht, weil Menschen vergesslich sind. Sie verschwinden, weil sie an vier verschiedenen Orten stehen: Planner, To Do, Teams-Chat, Outlook-Flag.

Das Team arbeitet – aber der Überblick fehlt. Nichts geht willentlich verloren. Es gibt schlicht zu viele Ablageorte. Prio365 zieht das zusammen – in einen Projektkontext, nicht in eine weitere App.

Das tägliche Problem

Die häufigste Alltagsklage ist nicht: „Wir haben kein Aufgabentool.” Sondern: „Ich weiß nicht mehr, was heute wirklich dran ist.”

Aufgaben entstehen überall: im Meeting, per Mail, im Teams-Chat, durch ein kurzes Gespräch. Manche landen in Planner, manche als Outlook-Flag, manche nirgendwo. Microsoft teilt Aufgaben selbst auf drei Bereiche auf: To Do für persönliche Arbeit, Planner für einfachere Teamplanung, Project für komplexe Vorhaben. Der gemeinsame Kontext über alle Quellen hinweg fehlt.

Was Prio365 konkret liefert

Aufgaben gehören dahin, wo die Arbeit passiert – nicht in die nächste Liste.

Aufgaben Hub

Zentraler Überblick über Planner-Aufgaben aus gewählten Projekten, filterbar nach Projekt, Fälligkeit, Person und Status

Planner direkt im Projektbereich eingebunden

Aufgaben liegen am Projekt, nicht separat

Mail → Aufgabe

Eingehende Mails direkt in eine Aufgabe umwandeln, mit Projektzuordnung und Frist; Rückverlinkung zwischen Mail und Aufgabe bleibt immer sichtbar

Persönliche vs. Teamaufgaben klar getrennt sichtbar

Ohne zwischen Planner, Outlook und Projekten zu springen

Dokumentenmanagement

Der Unterschied zwischen „SharePoint haben” und „SharePoint nutzen” ist keine Frage der Technik. Es ist eine Frage der Struktur.

Nicht das Fehlen von Speicherplatz ist das Problem. Sondern: Wo liegt das Dokument? Welche Version ist aktuell? Wer hat zuletzt Änderungen gemacht – und darf das? Dokumente liegen in SharePoint-Ordnern, in E-Mail-Anhängen. Jeder sucht. Manchmal findet man – manchmal nicht. Manchmal findet man eine alte Version und merkt es nicht.

Was Prio365 konkret liefert

Dokumente liegen weiterhin technisch in SharePoint – Prio365 gibt ihnen Struktur, Kontext und Auffindbarkeit.

Was Prio365 konkret liefert

Alles, was zum Projekt gehört, liegt am Projekt – nicht verteilt über fünf Tools.

Standardisierte Ordnerstrukturen

Global definierbar, jedes Projekt startet mit derselben Ablagelogik

Dokumentvorlagen mit Speicherlogik

Word, Excel, PowerPoint mit Platzhaltern und vordefiniertem Zielordner

Globale Dokumentensuche

Über alle Projekte, filterbar nach Projekt, Metadaten und Typ

Metadaten

Alternativer Name, Schlagworte, Firmen- und Kontaktzuordnung

Duplikatserkennung

Greift beim Erstellen, Hochladen, Verschieben, Kopieren und beim Ablegen von Mailanhängen

Versionsverlauf

Einzelne Versionen einsehbar und herunterladbar, aktuelle Version klar markiert

Mail-Anhang ↔ Datei

E-Mail-Anhänge direkt mit SharePoint-Dateien verknüpfen; Mails per Drag & Drop als .eml ablegen

Prio-Links

Ordnerpfade teilbar, damit jeder direkt an der richtigen Stelle landet

Wie das im Alltag aussieht

„Das Angebot von letztem Monat – wo war das nochmal?“ Diese Frage stellt sich mit Prio365 seltener. Weil Dokumente nicht mehr im Postfach von Einzelpersonen und in selbstorganisierten Ordnern liegen, sondern im Projekt. Strukturiert. Auffindbar. Mit der richtigen Version. Wenn jemand ausfällt, ist der Vertreter nicht auf Suche. Er öffnet das Projekt und findet alles dort, wo es sein soll. Microsoft 365 bringt die Bausteine. Prio365 macht daraus eine Ablagelogik, die im Projektalltag wirklich funktioniert.

Wie das im Alltag aussieht

Früher: Projektleiter im Urlaub, Kundenanfrage unbeantwortet, Rückkehr = aufräumen. Mit Prio365: Das Postfach liegt am Projekt. Die Vertretung sieht alles, antwortet direkt, dokumentiert im Projekt. Korrespondenz zu einem Nachtrag, die früher über drei persönliche Postfächer verteilt war: mit Prio365 im Projektpostfach, chronologisch, auffindbar, für alle Beteiligten zugänglich. E-Mail bleibt. Aber sie gehört nicht mehr nur einer Person, sondern dem Projekt.

E-Mails & Kommunikation

Der Kollege ist krank. Die Kundenanfrage von gestern liegt in seinem Postfach. Niemand kommt ran.

Was Prio365 konkret liefert

Jedes Projekt bekommt eine eigene Mailadresse. Kommunikation liegt am Projekt, nicht bei einer Person.

Projektpostfach

Eingehende Mails landen am Projekt; wer das Projekt betreut, hat Zugriff – unabhängig davon, wer krank oder im Urlaub ist

Mail-Zuweisung

Eingehende Mails können direkt einem Projekt, einer Aufgabe oder einem Beteiligten zugewiesen werden

Mail wird Aufgabe

Aus einer eingehenden Projektmail direkt eine Aufgabe erstellen, kein Umweg, kein Copy-Paste

Projektkontakte & Verteilerlisten

Alle Beteiligten eines Projekts auf einen Blick, kein Zusammensuchen aus dem globalen Adressbuch

Projektspezifische Signaturen

Ausgehende Mails tragen die richtige Projektkennung, ohne manuelle Anpassung

Prio-Buddy

KI-Unterstützung beim Formulieren von Projekt-E-Mails

Arbeitszeiten & Zeiterfassung

Zeiterfassung ist gesetzliche Pflicht – und wer sie bisher im Kopf oder per Excel erledigt, hat ein Problem.

Seit dem BAG-Urteil 2022 und der BMAS-Klärstellung 2025 ist es eindeutig: Die gesamte Arbeitszeit muss erfasst werden. Das gilt auch bei Vertrauensarbeitszeit und Homeoffice. Wer das noch nicht strukturiert hat, trägt ein unternehmerisches Risiko. Aber Zeiterfassung ist nicht nur Pflicht – sie ist die Grundlage dafür zu verstehen, wo die Zeit wirklich hinfliesst.

Zwei Seiten derselben Sache

Rechtliche Pflicht und betrieblicher Nutzen gehören zusammen – nicht gegeneinander ausgespielt.

Auf der einen Seite: Wer noch keine strukturierte Zeiterfassung hat, ist gut beraten, das jetzt zu ändern. Auf der anderen Seite: Zeiterfassung nah am Projekt bedeutet, dass ein Unternehmen versteht, wie viele Stunden wirklich in einem Projekt stecken, ob das Honorar zu belegen ist und wo Mitarbeitende über- oder unterausgelastet sind. Beides zusammen macht den Nutzen dieser Funktion aus.

Was Prio365 konkret liefert

Zeiterfassung direkt im Arbeitsalltag – nah am Projekt, ohne Medienbruch, ohne separates Tool.

Direkte Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeiten per Klick eintragen; Pausen werden automatisch auf Basis der Arbeitszeit berechnet; gesetzliche Ruhezeiten werden berücksichtigt

Projektzeitbuchung

Zeiten werden einem Projekt und optional einer Phase zugeordnet; direkte Eingabe oder Übernahme aus Outlook-Terminen: Wenn ein Outlook-Termin den Projektnamen oder die Projektnummer im Titel enthält, wird er automatisch als Projektzeitvorschlag angeboten

Abwesenheitsverwaltung

Urlaub, Krankheit und Sonderzeiten im selben System; Genehmigungsprozess integriert. Wer abwesend ist, trägt die Abwesenheit ein – die Abwesenheitsnotiz wird automatisch mit angegebener Vertretung gesetzt. E-Mails werden in dieser Zeit nicht zugewiesen.

Monatsergebnis und Vollständigkeitsprüfung

Das System prüft, ob alle Zeiten vollständig sind, bevor der Monat abgeschlossen wird

Auswertungen nach Projekt, Phase, Person

Wo steckt die Zeit, wie steht das Projekt zum Budget?

Arbeitsort-Tracking

Optional: Büro, Homeoffice, Außendienst mitführen

Prio365 unterstützt die gesetzlichen Anforderungen an Arbeitszeiterfassung. Eine juristische Vollabdeckung aller Sonderfälle kann kein Softwareanbieter garantieren.

Der richtige Blick auf Zeiterfassung

Zeiterfassung ist keine Kontrolle. Sie ist Klarheit. Für Mitarbeitende: weniger Nachtragerei am Monatsende, keine Excel-Listen mehr. Für die Geschäftsführung: vollständige und direkt auswertbare Projektzeiten. Der Subtext ist nicht: „Damit lässt sich kontrollieren, wer wie lange arbeitet.” Der Subtext ist: „Damit weiß das Unternehmen, wo die Zeit wirklich hinfliesst.”