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Technische Details

Technische Spezifikationen

Prio365 ist kein zweites System neben Microsoft 365. Es ist eine Strukturschicht darüber – und nutzt die Infrastruktur, die bereits vorhanden ist.

Diese Seite richtet sich an IT-Verantwortliche, die vor einer Freigabe wissen wollen, was Prio365 technisch voraussetzt, wie Daten fließen und wo noch offene Punkte liegen. Was belegt ist, steht hier. Was noch geklärt werden muss, ist klar als offen markiert.

Systemvoraussetzungen

Ohne Microsoft 365 kein Prio365 – das ist die einzige zwingende Voraussetzung.

Prio365 läuft vollständig in der Cloud auf Basis von Microsoft 365. Eine On-Premise-Installation ist nicht vorgesehen.
Kern-Stack (zwingend)
  • Microsoft 365 (Cloud): Entra ID / Azure AD, SharePoint, Exchange Online / Outlook, Teams, Planner

Optionale Erweiterungen

  • Jira – Anbindung per API-Token, Jira-URL und E-Mail-Adresse
  • Chrome Extension – Installation über den Chrome Web Store
  • Desktop Helper – Windows 10 oder neuer, Internetzugang, unterstütztes PDF-Programm
  • Mobile App – iOS 15.5+ / iPadOS 15.5+ / macOS 12.4+ (Apple Silicon) / visionOS 1.0+ / Android 8.0+
Browser-Empfehlung:
  • Chromium-basierte Browser (Google Chrome, Microsoft Edge)
Netzwerk
  • HTTPS zu allen verwendeten Microsoft-Diensten sowie zum prio365-Endpunkt (in der Regel prio365.Kundendomäne)

Datenfluss & Hosting

Die Daten liegen dort, wo sie hingehören – in Microsoft 365.

Prio365 speichert keine Dokumente in einer eigenen Datenbank. Dokumente liegen in SharePoint, Mails und Kalender in Exchange und Outlook, Aufgaben in Planner. Prio365 gibt diesen Daten Struktur, Kontext und Auffindbarkeit – aber verschiebt sie nicht in ein Parallelsystem.

Teile der Anwendungslogik – etwa Zeiterfassungsdaten, Controlling und HR-Funktionen – werden in eigenen Prio365-Strukturen gehalten.

Authentifizierung & Berechtigungen

Identitätsbasis ist Entra ID / Azure AD – Prio365 verwaltet keine eigenen Passwörter.

Identitätsbasis ist Entra ID / Azure AD – Prio365 verwaltet keine eigenen Passwörter.

Nutzer werden regelmäßig gegen Entra ID geprüft. Wenn ein Konto dort deaktiviert oder gelöscht wird, verliert der Nutzer automatisch den Zugriff auf Projekte, SharePoint-Strukturen und Add-ins in Prio365.

SSO: unterstützt MFA / Conditional Access: unterstützt

Rollenmodell

  • Externe und interne Projektbeteiligte werden getrennt verwaltet
  • Externe dürfen ab der Rolle „ProjectMember” hinzugefügt werden
  • Interne Nutzer dürfen ab der Rolle „ProjectAdmin” hinzugefügt werden
  • Module werden über eine Berechtigungslogik freigeschaltet

 
App-Anmeldung: QR-Code in Kombination mit der Firmen-E-Mail-Adresse

Integrationen

Prio365 verbindet sich mit den Tools, die bereits im Einsatz sind – nicht statt ihnen.

Offizielle Integrationen (dokumentiert)

  • Microsoft 365: SharePoint, Exchange Online, Outlook, Teams, Planner, Entra ID
  • Jira – als optionale Projekt-Engine
  • PROMAN
  • Open Experience
  • Reteach
  • API-Schnittstelle (nach gesonderter Freischaltung als Swagger API-Dokumentation verfügbar)

 

Zusätzlich belegt

  • Outlook-Kontaktsynchronisation
  • Kalenderintegration für automatische Projektzeiterfassung (Projektnummer im Termin)
  • Planner-Aggregation im Aufgaben Hub über mehrere Projekte
  • Power-BI-Widget
  • Chrome Extension: Upload aus SharePoint / Prio365 in Drittplattformen

Datenschutz & Compliance

Was belegt ist – und was noch aussteht.

Kern-Stack (zwingend)

  • Öffentliche Datenschutzerklärung der FC-Digitalisierung GmbH ist vorhanden
  • Identitätsverwaltung über Entra ID / Azure AD
  • Modulare Berechtigungsstruktur mit getrenntem Rollen- und Zugriffsmodell
  • AVV / DPA: entfällt (kein separater AVV erforderlich)
[NICHT VERIFIZIERT: technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs), Subprozessorenliste, ISO 27001 oder vergleichbare Zertifizierungen.]

Deployment & Updates

Prio365 wird über den Microsoft Store oder direkt bezogen. Updates sind im Lizenzpreis enthalten.

  • Webanwendung: Microsoft Store oder direkter Bezug über prio365.app
  • Mobile App: Über App Store / Google Play, Anmeldung per QR-Code
  • Chrome Extension: Chrome Web Store
  • Desktop Helper: Separates Windows-Installationspaket (Windows 10+)
  • Updates: automatisch enthalten, kein separater Upgrade-Prozess
  • Aktueller Releasestand: 2025.11.42 (Handbuch-Stand: 06.03.2026)
Zu den Preisen

Offene Punkte für die IT-Freigabe

Was für eine vollständige Freigabe noch geklärt werden muss.

  • Exakter Hosting-Standort und Rechenzentrumsregion
  • Datenresidenz und Tenant-Modell
  • Backup-Konzept: Standort, RPO, RTO
    Datenexport und Löschmodell nach Vertragsende
  • SCIM / automatisches Provisioning
  • Audit-Logs
  • ISO 27001 oder vergleichbare Zertifizierungen
  • Release-Policy, Wartungsfenster, Rollback-Verfahren
  • SLA und Support-Level


Für Fragen zu diesen Punkten: Gespräch mit dem technischen Team buchen.

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