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FAQ

FAQ

Hier stehen die Fragen, die uns wirklich gestellt werden. Mit Antworten, die wirklich weiterhelfen.

Produkt & Eignung

Was ist Prio365 – Projektmanagement-Tool, digitaler Arbeitsplatz oder M365-Erweiterung?
Prio365 ist eine strukturierte Arbeitsumgebung auf Basis von Microsoft 365. Kein Ersatz für M365, kein eigenständiges Paralleltool – sondern die Ordnungsebene über den vorhandenen Microsoft-Werkzeugen. Projekte, Aufgaben, Dokumente, Mails und Arbeitszeiten kommen in einer geführten Oberfläche zusammen.

Prio365 passt zu KMU und Mittelstand mit 10 bis 250 Mitarbeitenden, die projektbasiert arbeiten, Microsoft 365 bereits nutzen und keine eigene IT-Abteilung für Individualentwicklung haben. Wer kein M365 nutzt, wer eine vollwertige Branchensoftware oder ein ERP sucht, oder wer als Konzern mit individuellem Entwicklungsbudget arbeitet – für den ist Prio365 nicht die erste passende Antwort.

Mehr dazu: 

Passt Prio365 zu uns?
Ja. Ohne eine aktive Microsoft-365-Lizenz läuft Prio365 nicht. M365 ist die Basis – Prio365 setzt darauf auf und gibt ihr Struktur.
Tool-Wildwuchs, Informationsverlust, Doppelarbeit und fehlende Governance – das sind die vier Probleme, die im Alltag entstehen, wenn M365-Einzeltools unverbunden nebeneinander laufen. Prio365 löst das nicht durch ein weiteres Tool, sondern durch Struktur auf der bestehenden Basis.
Das klingt naheliegend. Aber: Eigenentwicklung kostet IT-Ressourcen und Zeit, die die meisten KMU nicht haben. Und selbst gut aufgebaute M365-Eigenstrukturen wachsen mit der Zeit auseinander. Prio365 liefert eine vordefinierte Arbeitsstruktur, die vom ersten Tag an funktioniert – und nicht erst nach monatelangen Eigenprojekten.
Diese Tools sind gut – aber sie bauen eine parallele Datenwelt neben Microsoft 365 auf. Daten landen außerhalb von M365, die IT verliert Governance, und Nutzer arbeiten in zwei Systemen. Prio365 arbeitet mit der M365-Infrastruktur, nicht daneben.

Einführung & Aufwand

Wie aufwendig ist die Einführung?
Ein realistischer Aufwand entsteht: bei der Einrichtung von Modulen, Berechtigungen und Projektstrukturen, bei der Anbindung von Microsoft 365, und bei der Grundschulung von Admins und Nutzern. Das alles ist im Startpaket enthalten und wird begleitet. Was Prio365 ausdrücklich nicht ist: ein riesiges IT-Projekt, das monatelange Vorbereitung erfordert.

Das hängt von Ihrer Ausgangslage ab – bestehende Strukturen, Anzahl der Module, Integrationen. Eine pauschale Zahl wäre unehrlich. Im Demo-Gespräch klären wir das konkret anhand Ihrer Situation.

Erfahrungsgemäß sind die meisten Kunden innerhalb von 2–4 Wochen produktiv. Bei komplexeren Migrationen oder vielen Schnittstellen kann es bis zu 8 Wochen dauern – aber das ist die Ausnahme, nicht die Regel.

Nein. Prio365 ist modular aufgebaut. Sie können mit einem Kern starten – zum Beispiel Projekte und Aufgaben – und weitere Module schrittweise hinzufügen. Kein Alles-oder-Nichts.
Prio365 baut auf Ihrer bestehenden M365-Infrastruktur auf. Es werden keine Daten in ein Fremdsystem migriert. Bestehende SharePoint-Strukturen, Mailpostfächer und Kalender bleiben erhalten – Prio365 gibt ihnen Struktur und Zugänglichkeit.
Eine aktive Microsoft-365-Lizenz und einen internen Ansprechpartner für die Einrichtungsphase. Kein eigenes IT-Team, kein Entwicklungsbudget, keine monatelange Projektplanung.

Preis & Kosten

Was kostet Prio365?
Der Listenpreis: 30 € pro Nutzer und Monat ab 10 Nutzern, 25 € ab 100 Nutzern. Ab 500 Nutzern auf Anfrage. Enthalten sind alle Module, alle Updates und eine eigene Domain.
Nein. M365-Lizenzen sind separat zu beschaffen. Prio365 setzt eine bestehende M365-Lizenz voraus.
Einrichtung, Grundschulung und Go-live-Begleitung sind im Startpaket enthalten. Darüber hinaus gibt es buchbare Service-Bausteine – zum Beispiel für erweitertes Customizing, Schnittstellenanbindungen oder laufendes Coaching. Was genau sinnvoll ist, klären wir im ersten Gespräch.
5 Nutzer ist die Mindestnutzeranzahl!
Sie wählen flexibel zwischen monatlicher oder jährlicher Laufzeit – auch eine Mischung ist möglich, sodass verschiedene Lizenzen unterschiedliche Laufzeiten haben können. Zur Kündigung: Lizenzen können zum Ende der jeweiligen Laufzeit gekündigt werden. Und falls sich intern etwas ändert – Lizenzen lassen sich jederzeit auf andere Mitarbeitende übertragen, ohne dass eine neue gebucht werden muss.

Technik & Datenschutz

Welche Systeme integriert Prio365?
Microsoft 365 vollständig: SharePoint, OneDrive, Exchange Online, Outlook, Teams, Planner, Entra ID. Dazu optional: Jira, DATEV, PROMAN, Open Experience, Power BI und eine API-Schnittstelle. Weitere Integrationen sind über Standard-Upload-Prozesse möglich.
Dokumente liegen in SharePoint und OneDrive, Mails und Kalender in Exchange und Outlook, Aufgaben in Planner. Die Datenhoheit bleibt in Ihrer M365-Infrastruktur. Prio365 strukturiert den Zugriff – verschiebt aber keine Daten in ein Fremdsystem.
Identitätsbasis ist Azure AD / Entra ID. Wird ein Nutzer dort deaktiviert, verliert er automatisch alle Prio365-Zugriffe. Das Rollenmodell unterscheidet interne und externe Beteiligte – externe können kontrolliert in Projekte eingebunden werden, ohne Zugriff auf das gesamte System zu erhalten.
Ja – Prio365 unterstützt SSO, MFA und Conditional Access vollumfänglich. Für die Authentifizierung und Zugriffsverwaltung setzen wir auf Microsoft Entra ID, sodass Sie bestehende Sicherheitsrichtlinien und -prozesse aus Ihrer Microsoft-Umgebung direkt übernehmen können – ohne zusätzlichen Konfigurationsaufwand.

Prio365 ist eine Cloud-Lösung auf Basis von Microsoft 365. Für Detailfragen zu Hosting-Standort, Datenresidenz und AVV sprechen Sie uns direkt an.

Support & Betrieb

Wie erreichen wir den Support?

Per E-Mail: [email protected] – Per Telefon: 0721 961962211

Ja. Alle Updates sind im Lizenzpreis enthalten – kein separater Upgrade-Prozess, keine Zusatzkosten für neue Funktionen.
Ja. Prio365 zeigt direkt in der Anwendung, wenn ein Problem vorliegt – mit Farbcode und Detailansicht. Sie sehen auf einen Blick, ob die Störung bei Prio365, bei Microsoft oder bei einem angebundenen System liegt.